プレスリリースとは会社がメディアを対象として公式発表する情報を掲載した報道用資料です。
PR活動の最も基本的な情報発信手段がプレスリリースなのです。
メディア側はプレスリリースを見て、取り上げる価値があるかを判断し、取材する、もしくは自社の媒体に掲載するかを決定します。
プレスリリースはPR活動の最も基本的な情報発信手段であり、メディアとのコミュニケーションの初めの一歩となります。
ただし、メディアには多いところで1日数百本もプレスリリースが届くので「一目で内容がわかる書き方」「対象メディアの選定」「配布方法」がプレスリリースを効果的に配信するカギとなってきます。
（１）プレスリリースの書き方
－プレスリリース作成のルール－
１．ワンテーマ・ワンリリースが原則
２．横書き、「A4」サイズで、１～３枚が適当
３．会社ロゴなどテンプレート部分は定型化する
－プレスリリースのフォーマット－
１．「プレスリリース」「報道関係者各位」などのヘッダー
２．発信者
３．日付
４．タイトル
５．リード
６．本文
７．会社概要
８．問合せ先（メディアからの問い合わせ/一般のお客様からの問い合わせ）
９．プレスリリースの内容に合わせた写真やイラスト
グラフなどこのようなものが原則となっていますが、定型はなく、案件の内容や伝えたい重要性により、独創的なレイアウトで、自分のアート作品のように作る事が大切です。
そのため、写真やグラフなどを有効に使用し、忙しい記者が斜め読みで「読んでわかるより見てわかる」がキーワードです。
－メディアに興味を持ってもらうプレスリリースのポイント－
１．見出し
「誰が（会社、主催者）」「何を（新商品案内、サービスなど）」「どうするのか（発売、発表など）」端的に明確に書くこと。
新聞やWEBニュースのタイトルの見出しとなるように書くのがポイントです。
２．リード
「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どうするのか」５W１Hの基本情報を入れることが大切。
また、記者は具体的な数字を求める傾向があるので開示できる情報は積極的に出すことも重要だ。
更に発表することになった時代背景や裏付けとなる調査データなどリリース内容によって外せない要素となります。
３．結論をから先に書く
忙しい記者は内容を詳細に読まないこともあります。
よって新聞の構成のように一番伝えたい情報を冒頭に持っていき、背景や詳細情報は後から補足説明をすることをお勧めします。
（２）対象メディアの選定
－メディア選定の手順－
１．媒体選定
メディアに情報を提供する際は、その内容にあった媒体、該当部署、担当者を絞り込む必要があります。
配信する内容と、対象媒体の特徴が合わないと掲載される可能性は極めて低く無駄な労力なってしまう他、全く関係ない媒体に送ることで印象を悪くしてしまうこともあります。
２．部署（コーナー出し）
対象媒体を確定したら、どこの部署（コーナー）に送るかを検討します。
新聞・テレビは毎日決まっているコーナーの他に、曜日によって設けられているコーナーがありますのでよく紙面や番組を確認することをお勧めいたします。
３．担当出し
媒体、部署（コーナー）が決まったら、担当者の確認です。
冒頭でも書きましたが、プレスリリースは多いところで1日数百本も届くので、より内容に興味を持ってくれそうな記者宛てに送ることで露出の角度を最大限に高めます。
コーナーが分かっていれば、コーナー担当の方のお名前を聞き、コーナーがなければ、商品やサービス名を伝え興味がある方に送りたいことを伝えお名前を聞くようにしましょう。
（３）配布方法
－配布方法－
１．記者クラブへの資料配布
２．ファックス
３．メール
４．問い合わせフォームからの情報提供（WEB媒体）
５．郵送
各メディアの特徴とプレスリリースの内容によって最適な方法を選択をします。
－郵送で送る際のポイント－
郵送でプレスリリースを送る場合は、封筒に入れてしまうためどのような内容のプレスリリースが入っているかわからず、空けてもらえないことも少なくありません。
せっかくいい内容でも見てもらわないことには検討してもらうこともできませんから、封筒に「○○○に関するプレスリリース在中」と大きく記載する、もしくと透明のビニールの封筒にいれるなど工夫することがポイントです。
－配布後のポイント－
プレスリリースを配布したら終わりではありません。
プレスリリースを配布する目的はメディアに掲載してもらうことです。
手に取って見てもらうために、きちんと届いているかの確認と、内容を簡単に説明し記者の反応を聞いてみましょう。
直接話をすることで興味を持ってもらえているのか、今回は検討できないのか、次に活かせることはないかが見えてきます。
